סריקת חשבוניות עם AI — הנתונים נכנסים מסודרים, לא רק נסרקים

מה נכנס מכל מסמך — השדות עצמם, לא טקסט

סריקה שמסתיימת בתמונה או ב‑PDF שאפשר לחפש בו משאירה לך את כל העבודה: עדיין צריך לפתוח, לקרוא ולהקליד. אפקס עוצר במקום אחר — הוא מחלץ את השדות עצמם, וכל אחד מהם נכנס למקום שלו.

מה שנקרא מכל מסמך: שם הספק המנפיק, מספר העוסק או ח.פ. של המוכר, תאריך ההנפקה, מספר המסמך, הסכום הכולל לתשלום כולל מע״מ, וסכום המע״מ בנפרד. אם המסמך מציין שיש מע״מ אך לא מדפיס אותו כשורה נפרדת, הוא מחושב מהסכום הכולל.

מספר העוסק הוא דוגמה טובה לדיוק שנדרש כאן: המערכת מתבקשת במפורש לקחת את מספר העוסק של המוכר בלבד — לא את מספר הזיהוי של הלקוח ולא את מספר החשבונית, ואם לא ברור שזה של המוכר, להשאיר ריק. זה ההבדל בין שדה שאפשר לסמוך עליו לבין מספר שנתפס כי הוא היה על הדף.

• ספק מנפיק · ח.פ./ע.מ. של המוכר · תאריך · מספר מסמך
• סכום כולל מע״מ, עם סימן המטבע כפי שהוא מופיע במסמך
• סכום מע״מ בנפרד — ומחושב מהסכום הכולל כשהוא לא מודפס לחוד
• סכום בשקלים: מסמך במטבע זר מומר לפי השער הרשמי של בנק ישראל
• המסמך המקורי נשמר לצד השדות, לא במקומם

סיווג פיסקלי — לא כל מסמך הוא הוצאה

החלק שמפריד בין קריאה לבין הבנה הוא לא הסכום אלא סוג המסמך. אפקס מסווג כל מסמך לפני שהוא מחלץ ממנו: חשבונית מס, חשבונית מס‑קבלה, קבלה, חשבונית עסקה או דרישת תשלום, חשבונית זיכוי, פרופורמה, או הודעה "על" מסמך אחר ולא המסמך עצמו.

לסיווג הזה יש תוצאה כספית ישירה. חשבונית זיכוי נכנסת כערך שלילי ולא כהוצאה נוספת. ריכוז חיובים משויך לספק ואינו נספר בפני עצמו, כדי שתשלום אחד לא ייספר פעמיים. ולצד הסיווג נשאלת שאלה נפרדת — האם המע״מ הזה בכלל ניתן לקיזוז כתשומות. חשבונית עסקה, ארנונה, עמלות בנק וספק זר אינם אותו דבר כמו חשבונית מס ישראלית, והמערכת נדרשת לענות על כך בכל מסמך.

בנוסף נקבעת לכל מסמך קטגוריה. היא נבחרת מתוך רשימת הקטגוריות שלך בלבד — המערכת לא ממציאה שם חדש, והבחירה נבדקת מול הרשימה שלך לפני שהיא נשמרת.

מה קורה אחרי שהשדות נכנסו

ברגע שהמסמך הפך לרשומה עם שדות, נפתחות פעולות שעל תמונה פשוט אי אפשר לעשות. מסמך שמגיע פעמיים — פעם במייל ופעם בוואטסאפ — מזוהה מול מה שכבר קיים לפי ספק, סכום ותאריך, כך שאותו תשלום לא נספר פעמיים.

מסמך שהקריאה שלו מוטלת בספק לא נבלע בשקט — הוא נבדק אצלנו, ולא מוטל עליך לבדוק אם הנתונים נכונים. וכשמגיע הדיווח, מה שנשלח לרואה החשבון הוא רשומות מסודרות לפי קטגוריה ותקופה — לא תיקיית קבצים.

אותה קריאה עצמה רצה בכל הערוצים: מסמך שנאסף מ‑Gmail או מ‑Outlook, מסמך שהעברת בוואטסאפ וקובץ שהעלית ידנית עוברים את אותו חילוץ ואת אותו סיווג, ונכנסים לאותה רשימה.

איך זה עובד

למי זה מתאים

שאלות נפוצות

מקורות רשמיים

• רשות המסים בישראל — gov.il — המקור הרשמי למע״מ ולמס הכנסה
• פורטל gov.il — עצמאים ועסקים — gov.il

להמשיך לקרוא